Gestione utenti e permessi: il team della tua agenzia su CastVent

Un account per ogni collaboratore

Un casting coinvolge spesso più persone: chi legge le candidature, chi conduce i colloqui e chi organizza i turni. Se tutto passa da un unico accesso, diventa difficile separare i compiti. Da Impostazioni → Collaboratori e permessi, la gestione utenti di CastVent permette al titolare di invitare i collaboratori nella propria agenzia e assegnare a ciascuno le funzioni necessarie.

Il collaboratore accede con il proprio account e accetta l’invito. Può mantenere anche la propria area personale e partecipare ai casting come risorsa: il lavoro per l’agenzia e le candidature personali restano due attività distinte. Non occorre condividere la password del titolare.

Scegli le funzioni, persona per persona

I permessi seguono le attività concrete dell’agenzia. Puoi combinarli in base al lavoro che affidi a ciascun collaboratore:

• Gestione casting: seguire candidature, materiali e contratti, quando inclusi nel piano.
• Creazione casting: aprire nuovi casting per l’agenzia.
• Colloqui: lavorare con il calendario e le sale online, se il modulo è abilitato.
• Personale e turni: organizzare gli eventi e assegnare le risorse.
• Magazzino e guardaroba: gestire capi e assegnazioni, se il modulo è abilitato.
• Esportazioni: autorizzare lo scaricamento dei pacchetti di materiali delle candidature.
• Modelli di contratto: consentire la gestione dei modelli riutilizzabili.
• Archiviazione casting: affidare anche la gestione dei casting archiviati.

Un permesso non attiva da solo un modulo escluso dal piano. Le funzioni effettivamente disponibili dipendono sia dalla licenza dell’agenzia sia dalle autorizzazioni del collaboratore. Consulta i piani CastVent per moduli e utenti inclusi.

Tutti i casting oppure soltanto quelli assegnati

Un collaboratore che segue una singola selezione non ha necessariamente bisogno di lavorare su tutti i casting dell’agenzia. Puoi scegliere se assegnargli tutti i casting oppure limitarlo a quelli pertinenti al suo incarico.

La gestione delle licenze resta al titolare. Dare a un collaboratore il permesso di selezionare persone o preparare contratti non gli dà accesso all’abbonamento dell’agenzia.

Un esempio: tre persone, compiti diversi

Immagina un’agenzia che prepara lo staff per una manifestazione. Una collaboratrice segue le candidature di quel casting; un secondo collega conduce i colloqui; una coordinatrice organizza turni e guardaroba.

Alla prima assegni la gestione del casting e, se serve, l’esportazione dei materiali. Al secondo abiliti i colloqui. Alla coordinatrice assegni personale e magazzino, tenendo presente che il coordinamento del personale riguarda tutti gli eventi dell’agenzia. Il titolare conserva la gestione degli accessi e della licenza.

È un esempio organizzativo, non un insieme di ruoli rigidi: i permessi si possono combinare per rispecchiare il modo in cui lavora il tuo team.

Rivedi gli accessi quando cambia il lavoro

Quando un incarico finisce o un collaboratore cambia attività, aggiorna i permessi oppure usa Rimuovi collaboratore. L’associazione all’agenzia viene rimossa, mentre l’account personale e le sue candidature rimangono. Evita di lasciare disponibili funzioni che non servono più, soprattutto quelle relative a materiali, esportazioni e contratti.

Definisci anche come trattare le copie dei documenti scaricate fuori dalla piattaforma. La gestione degli utenti è uno strumento operativo; va accompagnata da indicazioni chiare al team sull’uso dei dati e dei materiali delle risorse. Trovi i riferimenti nella sezione GDPR e privacy.

Account e sicurezza, per ogni collaboratore

Da Impostazioni → Account e sicurezza puoi cambiare password, attivare Authenticator e consultare le sessioni aperte. Per chiudere gli altri accessi conferma la tua password e, se attivo, il secondo fattore. Per il super amministratore Authenticator resta obbligatorio.

Segui i passaggi nella guida alla sicurezza.